دوره آموزشی مسئولین دفاتر
مدرس: مسعود یحیی‌آبادی
مدرس دانشگاه و مشاور در حوزه مدیریت منابع انسانی و رفتار سازمانی · همراه با ارائه مدرک معتبر و قابل ترجمه
معرفی کلی دوره
در محیط‌های پیچیده و پرشتاب امروز، نقش مسئولین دفاتر و منشی‌ها فراتر از وظایف اداری ساده رفته است. آن‌ها به عنوان پل ارتباطی میان مدیران، کارکنان و ذی‌نفعان بیرونی، تأثیر مستقیم بر بهره‌وری سازمان، رضایت مشتری و کارکرد تیم دارند. این دوره آموزشی با تکیه بر تجربیات عملی و آموزه‌های علمی حوزه مدیریت منابع انسانی و رفتار سازمانی، مهارت‌های کلیدی یک مسئول دفتر حرفه‌ای را در قالب آموزش کاربردی و تمرین‌های واقعی ارائه می‌کند.
مخاطبان دوره
- مسئولین دفاتر و منشی‌های اجرایی
- دستیاران مدیران و هماهنگ‌کنندگان دفتر
- کارکنان اداری و امور دفتری
- دانشجویان رشته‌های مدیریت و منابع انسانی که به دنبال ورود به نقش‌های اداری هستند
تاریخ و نحوه برگزاری
تاریخ برگزاری: 28 و 29 مهر ماه
نحوه برگزاری: آنلاین
اهداف دوره
هدف از برگزاری این دوره، توانمندسازی مسئولین دفاتر در مجموعه‌های دولتی و خصوصی است تا بتوانند با استفاده از مهارت‌های سازمانی، ارتباطی و مدیریتی، نقش مؤثری در افزایش کارایی سازمان ایفا کنند. برخی اهداف کلیدی عبارت‌اند از:
- افزایش کیفیت مکاتبات اداری و گزارش‌ها
- توانمندسازی در برگزاری و مدیریت جلسات حرفه‌ای
- تقویت توانایی‌های زمان‌بندی و اولویت‌بندی وظایف
- آموزش فنون ارتباط مؤثر در داخل و خارج سازمان
- ایجاد سیستم‌های بایگانی مؤثر و قابل بازیابی
سرفصل‌های دوره (جزئیات)
1. تشخیص اصول و مفاهیم سازمان و مدیریت
در این بخش شرکت‌کنندگان با مفاهیم پایه سازمان و مدیریت آشنا می‌شوند؛ از جمله ساختارهای سازمانی، زنجیره فرماندهی، اهداف سازمانی و نقش دفتر در تحقق مأموریت‌ها. همچنین، موضوعاتی مانند رفتار سازمانی، فرهنگ سازمانی و تأثیر آن‌ها بر تعاملات روزمره دفتر بررسی خواهد شد.
2. اصول و مفاهیم منشی‌گری
منشی‌گری حرفه‌ای فراتر از ثبت و ضبط اطلاعات است. در این فصل مهارت‌هایی مانند پذیرایی حرفه‌ای، مدیریت تماس‌ها، تهیه دستور کار مدیر، تهیه و کنترل نامه‌ها و هماهنگی امور روزانه به صورت عملی آموزش داده می‌شود. تأکید ویژه روی انتظارات نقش منشی در سازمان‌های مدرن است.
3. برقرارى ارتباطات مؤثر
ارتباطات مؤثر شامل مهارت‌های گفتاری، نوشتاری و غیرکلامی است. در این بخش روش‌های برقراری ارتباط شفاف با مدیران، کارکنان و مشتریان، فنون گوش دادن فعال، پاسخ‌دهی حرفه‌ای به تماس‌ها و ایمیل‌ها، و مدیریت تعارضات کوچک در سطح دفتر آموزش داده می‌شود. نمونه سناریوها و تمرینات نقش‌آفرینی به درک بهتر کمک خواهد کرد.
4. مدیریت مؤثر زمان
مدیریت زمان یکی از حیاتی‌ترین مهارت‌ها برای مسئولین دفاتر است. در این مبحث تکنیک‌های اولویت‌بندی (مثل ماتریس آیزنهاور)، برنامه‌ریزی روزانه، مدیریت زمان جلسه، جلوگیری از حواس‌پرتی و استفاده بهینه از ابزارهای دیجیتال (تقویم‌ها، تسک منیجرها) آموزش داده می‌شود. تمرینات عملی شامل تدوین برنامه روزانه و هفتگی برای شرکت‌کنندگان است.
5. برنامه‌ریزی و هماهنگی فعالیت‌ها در حیطه کاری
این فصل مهارت‌های طراحی برنامه‌های کاری، هماهنگی با واحدهای مختلف، پیگیری وظایف محوله و گزارش‌دهی به مدیران را آموزش می‌دهد. همچنین روش‌های مؤثر در ثبت درخواست‌ها، نظارت بر تکمیل کارها و تضمین تحویل به‌موقع شرح داده خواهد شد.
6. برگزاری جلسات
برگزاری جلسات حرفه‌ای از برنامه‌ریزی تا تهیه چک‌لیست‌های قبل و بعد از جلسه را شامل می‌شود. موضوعاتی مانند تعیین اهداف جلسه، مدیریت زمان جلسه، تهیه صورت‌جلسه استاندارد، پیگیری تصمیمات و ثبت مصوبات در این بخش پوشش داده می‌شود. شرکت‌کنندگان یک مدل صورت‌جلسه آماده دریافت خواهند کرد.
7. اصول مکاتبات اداری و گزارش‌نویسی
مکاتبات اداری حرفه‌ای نیازمند دانش نگارش و فن بیان است. در این بخش قالب‌های نامه‌های رسمی، آداب نگارش، سازمان‌دهی مفاهیم در متن، تهیه گزارش‌های مدیریتی خلاصه و تحلیلی و اصول نگارش ایمیل‌های رسمی آموزش داده می‌شود. نمونه‌نامه‌ها و الگوهای قابل استفاده در سازمان در اختیار شرکت‌کنندگان قرار خواهد گرفت.
8. فن بایگانی
بایگانی مؤثر به معنای دسترسی آسان، حفظ امنیت اسناد و رعایت قوانین نگهداری اسناد است. در این بخش سیستم‌های بایگانی فیزیکی و دیجیتال، طبقه‌بندی اسناد، تعیین دوره نگهداری، روش‌های بازیابی سریع و رعایت نکات حقوقی و محرمانگی مطرح می‌شود. قالب‌ها و چک‌لیست‌های بایگانی استاندارد به شرکت‌کنندگان ارائه می‌شود.
روش آموزشی
این دوره به‌صورت آنلاین و تعاملی برگزار می‌شود و از روش‌های متنوع آموزشی بهره می‌برد:
- ارائه نظری کوتاه و هدفمند برای هر مبحث
- تمرین‌های فردی و گروهی و نقش‌آفرینی (Role Play)
- مطالعه موردی (Case Study) بر اساس موقعیت‌های واقعی دفتر
- نمونه‌سازی قالب‌ها و فرم‌های کاربردی برای استفاده در سازمان
امکانات پشتیبانی پس از دوره شامل دسترسی محدود به ضبط جلسات و گروه پشتیبانی آنلاین برای پاسخ به سؤالات اجرایی شرکت‌کنندگان است.
خروجی‌ها و مزایای شرکت در دوره
- صدور گواهی معتبر و قابل ترجمه برای شرکت‌کنندگان
- دریافت مجموعه قالب‌های مکاتبات اداری، نمونه صورت‌جلسه و الگوهای بایگانی
- افزایش توانایی در مدیریت جلسات و هماهنگی بین واحدها
- کاهش خطاها و افزایش سرعت در انجام امور دفتری
- بهبود ارتباطات داخلی و رضایت ذی‌نفعان
ثبت‌نام و اطلاعات تماس
برای ثبت‌نام و دریافت اطلاعات بیشتر با کارشناس آموزش در ارتباط باشید:
09136550028
پرسش‌های متداول
آیا شرکت در دوره نیاز به پیش‌نیاز دارد؟
خیر، مطالب از پایه تا پیشرفته ارائه می‌شود و برای افرادی که در نقش‌های اداری تازه‌کار یا با تجربه متوسط هستند مناسب است.
آیا به شرکت‌کنندگان مدرک داده می‌شود؟
بله، پس از اتمام دوره و شرکت در آزمون/ارزیابی ساده، گواهی معتبر و قابل ترجمه به شرکت‌کنندگان اعطا می‌شود.
آیا امکان برگزاری دوره برای سازمان به‌صورت اختصاصی وجود دارد؟
بله — در صورت درخواست سازمان‌ها، امکان برگزاری دوره به‌صورت اختصاصی با محتوای سفارشی و زمان‌بندی مدنظر فراهم است.